Model współpracy z agencją zatrudnienia

W każdej firmie przychodzi w końcu taki czas, że biznes zaczyna działać coraz sprawniej. Potrzebne są wtedy dodatkowe ręce do pracy przy realizacji zleceń. I to szybko!

W takiej sytuacji firma musi poświęcić czas na zebranie szczegółów dotyczących obowiązków kandydata. Jego wymaganych kwalifikacji, umiejętności i kompetencji miękkich. W IT najczęściej będzie to określenie doświadczenia, znajomości języka czy frameworków, a także ról jakie pracownik docelowo ma pełnić w firmie i zespole. Musimy się też dobrze policzyć, jaki mamy budżet na zatrudnienie nowego pracownika oraz ile stracimy zwlekając z zatrudnieniem go kolejny miesiąc czy dwa. Pamiętajmy także o kosztach alternatywnych, a więc o tym ile firma mogłaby zyskać gdyby osoba dołączyła do firmy w określonym momencie.

Typowy proces rekrutacyjny

Kiedy już jasno wiemy kogo szukamy i jesteśmy gotowi na przeprowadzenie procesu rekrutacji musimy zacząć działać. Na początku trzeba podjąć decyzję kto powinien się nim zająć. Ta decyzja tylko w teorii jest oczywista.

W firmie z jedno czy dwu osobowym działem HR zarówno tym zadaniem jak i poprzednimi zajmie się właśnie ten dział. Niestety stanie się to kosztem codziennych obowiązków takich jak dbanie o employer branding, przygotowywanie umów, rozwijanie wewnętrznej komunikacji czy też obowiązków związanych z twardym HR. 

W firmach bez działu HR najczęściej sam CEO będzie tracić dni na przeszukiwanie bezkresnego internetu zaniedbując przy tym budowanie swojego biznesu od strony sprzedażowej.

Nie da się robić wszystkiego na raz, a bardzo często miesięczne opóźnienie w zatrudnieniu kandydata generuje duże straty, szczególnie w przypadku firm oferujących się na szeroko rozumiany consulting. Miesiąc opóźnienia może oznaczać, że z długo przygotowywanego kontraktu nic nie będzie. Co gorsza firma w takim przypadku może być obciążona karami umownymi.

Jest prosty sposób na poradzenie sobie ze skokowym zapotrzebowaniem na nowych pracowników – wynajęcie do pomocy agencji pracy operującej w danej specjalizacji. Pytanie tylko ile to kosztuje i który model współpracy z agencją będzie najlepszy?

Współpraca między klientem, a agencją zatrudnienia w Polsce najczęściej przebiega w modelu success fee. W tym modelu rozliczeń klient ponosi koszty tylko w przypadku zatrudnienia kandydata. Wynagrodzenie to z reguły jest określone jako procent od wynagrodzenia zatrudnionego kandydata. Najczęściej będzie to procent z przedziału 15% do 30% rocznego wynagrodzenia kandydata płatny dopiero w momencie zatrudnienia kandydata. Do tego agencji zatrudnienia na rynku jest całkiem sporo, więc możemy zlecić poszukiwania im wszystkim i mieć praktycznie gwarancję znalezienia kandydata. Czy ten – wydawałoby się – idealny model ma jakieś wady? Okazuje się, że ma ich całkiem sporo. 

Success Fee

Ten model płatności zakłada, że klient ponosi duże koszty w momencie zatrudnienia polecanego kandydata, ale najczęściej nie ponosi żadnych w momencie zlecenia procesu rekrutacyjnego.

Agencja rekrutacyjna to biznes jak każdy inny. Biznes, który musi zarabiać na swoje utrzymanie i rozwój. Z tego względu agencje pracujące na success fee oferują swoje usługi szerokiemu rynkowi i biorą do realizacji praktycznie każde zlecenie. Agencja zarabia tylko w momencie zatrudnienia poleconego kandydata, co oznacza, że im więcej zleceń do realizacji przyjmie agencja tym większa szansa, że dla jednego z dziesięciu, czy dwudziestu klientów obsługiwanych jednocześnie uda się kogoś polecić. Poświęcanie czasu na trudne procesy najczęściej spada z czasem, co łatwo zaobserwować w komunikacji z wybraną agencją. Oczywiście są wyjątki, które utrzymują tempo przez cały czas trwania procesu rekrutacyjnego, ale nie jest to standard. 

Niestety w tym wypadku jest to zupełnie naturalne. Agencja pracując na success fee musi dość mocno balansować ryzykiem skupiając się na tych procesach, które mają największe szanse realizacji.

Zalety i wady success fee

Dużą zaletą tego modelu wydaje się być fakt, że rozpoczęcie pracy z kolejną agencją nic nie kosztuje. Nic poza czasem poświęconym na wdrożenie kolejnej agencji, obsługę jej poleceń, przygotowanie i analizę kolejnych umów oraz sprawdzanie w bazie tych samych kandydatów.

Niestety współpraca z wieloma agencjami na raz może skutecznie obniżyć produktywność. Czasami może też doprowadzić do konfliktu interesów. Najgorsze co może się wydarzyć, to wypłacanie podwójnych wynagrodzeń za kandydatów, którzy przez pomyłkę zostali potwierdzeni jako kandydaci polecani przez dwie różne agencje. W tym modelu agencje ponoszą bardzo duże koszty operacyjne, o których pokrycie będą na pewno walczyć w sytuacji konfliktowej.

Kuszące w tym modelu może być próba zlecenia agencji ofert poniżej rynkowych standardów. Znalezienie kandydata za pół darmo wygeneruje ogromne oszczędności w perspektywie lat. Jeśli jednak nikogo nie uda się znaleźć, to dopiero wtedy ofertę się zmieni.

Moje prywatne doświadczenie – jako programisty – pokazuje, że takie działania są kompletnie nieskuteczne z perspektywy kandydatów. Owocowe czwartki już dawno nie rekompensują 20% obniżki wynagrodzenia. Osoba, która dostanie taką ofertę na pewno nie będzie skłonna rozmawiać o następnej ofercie. Ucierpi na tym agencja i firma, która zleciła rekrutację.

Nasze osobiste doświadczenie przełożyliśmy na pracę w agencji i sami zawsze konfrontujemy ofertę z realiami rynku. Czasami da się uwydatnić zalety oferty klienta kosztem niższej stawki godzinowej, ale jeśli oferta jest oderwana od rzeczywistości od razu komunikujemy to naszym klientom i przedstawiamy naszą propozycję w oparciu o dane rynkowe.

Podobnie kuszącym, ale przynoszącym więcej strat niż korzyści działaniem może być zlecanie i odwoływanie procesów krótko po rozpoczęciu. W tej sytuacji agencja już prawdopodobnie skontaktowała się z kilkudziesięcioma kandydatami przedstawiając ofertę firmy. Część kandydatów może już nawet poświęcać swój cenny czas i brać udział w kolejnych etapach rekrutacji tylko po to żeby po zaangażowaniu dostać informację, o tym, że “firma z niewiadomych przyczyn wstrzymała rekrutację”.

Przez takie działania mocno cierpi nie tylko wizerunek agencji, ale też spada employer branding klienta. poziom postrzegania firmy jako atrakcyjnego pracodawcy. Doświadczeni rekruterzy poradzą sobie z przekazaniem negatywnej informacji kandydatowi i złagodzeniem takiej sytuacji, ale zdarza się, że echo takich operacji pojawia się na grupach forach internetowych czy portalach social media, co znacznie zmniejsza przyszłe zainteresowanie ofertami pracy zarówno agencji jak i klienta a czasem odbija się szerokim echem na lokalnym rynku.

Dodatkowo biorąc pod uwagę fakt, że często poszukujemy więcej niż jednego kandydata, zatrudnienie trzech w jednym miesiącu może się okazać bardzo kosztowne dla klienta, a nawet spowodować odrzucenie kandydata, który świetnie pasuje do roli. My zawsze w takiej sytuacji szukamy najlepszego rozwiązania dla obu stron. Niestety nie jest to standard w branży.

Abonament

W firmach z małymi działami HR zapotrzebowanie na nowych pracowników najczęściej ma charakter chwilowy, a nie ciągły. W takiej sytuacji nie ma potrzeby rozszerzać wewnętrznego działu HR o kolejne osoby tylko po to, żeby przeprowadzić kilka procesów rekrutacyjnych raz, czy dwa razy w roku. 

Abonamentowy model współpracy rozwiązuje ten problem. Polega on okresowym rozszerzeniu swojego działu HR i skorzystanie z wiedzy, czasu pracy, oraz bazy kandydatów wyspecjalizowanej agencji pracy. Dodatkowo daje możliwość weryfikacji wymagań względem kandydata czy proponowanych warunków współpracy jeszcze zanim ujrzą one światło dzienne. Nawet wynajęcie agencji na kilka godzin tylko na konsultacje może zaoszczędzić czas stracony na niedostosowany do rynku proces rekrutacyjny.

Wynajęcie czasu agencji rozwiązuje też podstawowy problem zaangażowania i dobrego zrozumienia przez agencję potrzeb klienta. W tym wypadku rekruter agencyjny może być od początku zaangażowany w proces tworzenia poszukiwanego profilu. Może też wspomagać klienta swoimi narzędziami przydatnymi w przygotowywaniu opisu stanowisk. Pomoże w przygotowaniu person kandydatów czy też planu komunikacji, który klient będzi mógł później wykorzystać w wewnętrznych procesach. Dodatkowo dział HR klienta może być od samego początku zaangażowany w weryfikację pasujących kandydatów. Dzięki temu obie strony lepiej się rozumieją i szybciej dostosowują do wymagań kandydatów dostępnych na rynku.

Gwarantowany czas pracy agencji pozwala na stuprocentowe skupienie się na zleconym procesie rekrutacyjnym. W innym modelu współpracy ten sam proces mógłby być uznany jako ryzykowny i potraktowany powierzchownie na ten sam okres. Każdy następny kandydat w tym czasie, to czysta oszczędność.

Nie bez znaczenia jest też możliwość prostego przewidzenia kosztów współpracy. Model abonamentowy to najczęściej stała niska opłata abonamentowa pokrywająca koszty operacyjne agencji oraz niskie success fee, które jest faktycznym zyskiem agencji inwestowanym w dalszy rozwój kompetencji swojej kadry i nowe narzędzia wykorzystywane w codziennej pracy. 

Dzięki bliskiej współpracy możliwe jest przeprowadzanie wszystkich kandydatów przez strukturalizowane wywiady co jeszcze bardziej pozwala obniżyć koszty realizacji procesu. W szczególności koszty ukryte, np. koszty rotacji pracowników.

Czy model abonamentowy jest dla wszystkich?

Prawdopodobnie nie. Success fee będzie dla nas lepsze jeśli doskonale wiemy kogo szukamy i jak zaprojektować proces rekrutacyjny oraz rola, której szukamy jest w miarę dostępna na rynku pracy. W każdym jednak innym przypadku model abonamentowy pozwoli agencji rozwinąć skrzydła , a także znacznie lepiej i skuteczniej przeprowadzić proces rekrutacyjny.

Z naszych doświadczeń wynika, że czasami zatrudnienie jednego kandydata wymaga weryfikacji technicznej 30 kandydatów, a weryfikacji miękkiej 50. Przeszukaliśmy przy tym nawet 600 profili na jednego zatrudnionego kandydata znalezionych w około 10 źródłach, z których pozyskujemy kontakty do potencjalnych kandydatów. Trudne profile wymagają ogromnego zaangażowania.

W tym modelu bardzo ważne jest zaufanie względem agencji, której zlecimy procesy rekrutacyjne w tym modelu. Musimy się upewnić, że agencja, z którą będziemy chcieli podjąć taką współpracę działa legalnie – taka firma musi posiadać wpis w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia. Numer KRAZ powinien być łatwo dostępny chociażby na stronie agencji.

Bardzo duże znaczenie przy takiej współpracy ma doświadczenie w danej branży. W przypadku rynku IT agencja musi się w nim specjalizować, żeby działać skutecznie. Zrozumienie kandydatów i tego jak działa cały rynek jest tutaj kluczowe. Jeśli agencja szuka kandydatów jednocześnie do hurtowni warzyw jak i hurtowni danych, to może nie reprezentować klienta skutecznie na tym drugim froncie. Nawet duże agencje pracy zakładają osobne marki, pod którymi operują tylko i wyłącznie w branży IT.

Jaki model wybrać?

Przedstawiłem tu dwa najpopularniejsze modele współpracy z agencjami rekrutacyjnymi na polskim rynku. Żaden z nich nie jest jednak uniwersalny. Zawsze powinniśmy dobrze policzyć ile będzie nas kosztowało nieobsadzenie danej roli i czy mamy czas na koordynowanie pracy kilku agencji rekrutacyjnych zamiast skupić się na właściwym pozyskiwaniu kandydatów. W praktyce wszystkie dobre agencje korzystają z podobnych źródeł i metod pozyskiwania kandydatów. Najczęściej więc kluczem do sukcesu jest skupienie się na danej roli i konsekwentne przeszukiwanie wszystkich dostępnych źródeł. To niestety wymaga czasu i zaangażowania. Jedno jest pewne, prawdopodobnie więcej stracimy nie zatrudniając kandydata, niż prosząc o pomoc profesjonalną agencję pracy.