Agile Recruiter

Dlaczego niektórzy rekruterzy realizują kilka procesów jednocześnie, w momencie gdy ich koledzy analogiczne role zamykają w znacznie wolniejszym tempie? Szczęście? Predyspozycje? A może umiejętności? Dlaczego u niektórych procesy są szybkie i sprawne, a ty w każdym napotykasz ogrom przeszkód i szumów? Dlaczego inne zespoły wspólnie płyną do brzegu, podczas gdy u Ciebie każdy podąża właśną ścieżką i cięzko ich skoordynowac? 

Ostatnie lata w biznesie mocno płyną na fali zwinnej organizacji. Mamy zwinną produkcję, logistykę, sprzedaż, i ogólnie pojęty HR, ale dziś przyjrzyjmy się temu co dzieje się stricte w rekrutacji. 

Oczywiście na potrzeby tego artykułu konieczne będzie pewne uogólnienie, bo wszak ciężko nadal porównać masową rekrutację blue collars do międzynarodowego software house poszukującego osób z doświadczeniem seniorskim w kryptografii, nie mniej jednak jedni i drudzy rekruterzy mogą “usprawnić się” dzięki kilku trikom z agailowego świata. 

Zwinnie - czyli jak? 

 

Agile to metodologia pierwotnie stosowana w tworzeniu oprogramowania. Koncentruje się na wymianie regularnych informacji zwrotnych od i pomiędzy kluczowymi interesariuszami projektu, aby zidentyfikować zmiany w procesie, podejmować decyzje biznesowe i osiągać lepsze wyniki. Proste, nie? Wydawać by się mogło, że od zarania dziejów tak właśnie pracujemy. A może właśnie tak powinniśmy pracować, a niekoniecznie tak robimy? 

Zatem Agaile Rekruter to…? 

 

Dwie pozycje na liście życzeń każdego rekrutera to bardziej efektywne procesy i możliwość stałego zatrudniania odpowiednich kandydatów. Aby osiągnąć te cele, ważne jest posiadanie odpowiednich przepływów pracy, zespołów i narzędzi, które sprawią, że ta lista życzeń stanie się rzeczywistością. Wdrożenie i utrzymanie tych trzech kluczowych filarów rekrutacji może być trudne. Rekrutacja Agile ma na celu sprawić, że rekrutacja będzie lepiej dostosowana do potrzeb biznesu, a cały proces będzie mniej ryzykowny i bardziej efektywny. W kontekście rekrutacji ryzyko odnosi się do jakości zatrudnienia oraz związanych z tym zasobów i kosztów. Zwinna rekrutacja osiąga te cele poprzez stworzenie cyklicznych ram dla zatrudniania, które obejmują regularną informację zwrotną, komunikację oraz udoskonalanie procesu i wyników. 

Podczas realizacji projektu przy użyciu agile, zadania są podzielone na okresy "sprintów". Członkowie zespołu pracują nad przydzielonymi im zadaniami w ramach kolejnych sprintów, które składają się na cały projekt. Po zakończeniu sprintów zespół organizuje spotkania retrospektywne i przeglądy postępów.  Działanie to jest kluczowe, gdyż daje ono wgląd na postęp w realizacji, wyciagniecie wniosków oraz wprowadzenie działań naprawczych (pamiętacie podstawowe funkcje zarządzania oraz Kaizena?) 

 

‍Jak być agile w rekrutacji?  

 

Nie będzie agile bez odpowiedniego zespołu. Właściwie można rzec, że zespół jest równie ważny jak proces. Każdy kto bierze udział w cyklu procesu ma jasno określone role i wynikające z tego obowiązki. Przekładając agailowe stanowiska na rekrutację znajdziemy tu: 

 

1. Hiring Managera lub HR Bussines Partnera/HR Manager, który będzie pełnił funkcję właściciela projektu, i który reprezentuje potrzeby firmy. 
2. Scrum/Agile mastera, którego głównym zadaniem jest zaprojektowanie procesu pracy i utrzymanie go wedle wytyczonej ścieżki. W rekrutacji często jest to Team Leader zespołu rekruterskiego.
3. Rekruterów, sourcerzy, którzy realizują proces, dopracowują przepływy pracy i osiągają pożądane rezultaty.

 

‍Technologia jest ostatnim elementem układanki, który pozwala nam holistycznie i z jak najlepszymi wynikami zamknąć projekt. Wykorzystanie ATSów, analiza LinkedIn Recruiter, bądź jakiegokolwiek innego narzędzia jako części rozwiązania agile recruiting daje dostęp do skarbnicy danych historycznych i analiz dotyczących tego, co się sprawdziło, a co nie w poprzednich cyklach rekrutacji. Jeśli do tego dodamy tablice Kanban, które mogą być wykorzystywane do przydzielania i śledzenia postępów zadań, a 1 on 1  pomogą w skuteczniejszym osiągnięciu szerszego zasięgu i  umożliwiają ciągłą komunikację, nawet z rozproszonym zespołem przepływ informacji będzie na tyle dobry, by szybko wyłapywać ewentualne szumy i wprowadzać działania korygujące. 

źródło: https://beamery.com/resources/blogs/agile-recruiting-why-ta-needs-a-new-operating-model

 

 

Co mogę zyskać w rekrutacji na zwinności? 

 

Rekrutacja zwinna, jeśli jest prowadzona prawidłowo i regularnie, może przynieść korzyści w zakresie efektywności, jakości zatrudnienia, doświadczenia kandydatów i zgrania zespołu. Dzięki permanentnym analizowaniu błędów i naprawianiu ich stale poprawiamy strategię organizacji procesu rekrutacji w firmie, a dodatkowo pokonujemy powtarzalne problemy, powodujące straty czasu. Skutkuje to obniżeniem kosztów zatrudniania i lepszym wykorzystaniem zespołu jak i przydzielonych im zasobów. 

Przejrzystość procesu umożliwia regularną widoczność i dwukierunkową komunikację na temat postępów, celów, wyników i procesów wykorzystywanych do zatrudniania nowych kandydatów. Łatwiej w tak sterylnym środowisku priorytetyzować działania, oraz wprowadzić kulturę otwartego feedbacku w zespole. 

Spójny, logiczny i przejrzysty proces zdecydowanie dobrze wpływa na tzw. caddate experience, co skutkuje oczywiście poprawą wizerunku firmy. 

 

Czy ja tego potrzebuję? 

Jeśli borykasz się, z którymś lub wszystkimi z problemów takich jak: 

• Niedobór talentów,
• Długie procesy zatrudniania,
• Brak strategii opartych na danych,
• Duży procent rezygnacji kandydatów z procesu, 
• Duża rotacja nowych pracowników, 

to znaczy, że pora przemyśleć swój proces rekrutacyjny. Dobrze ułożona zwinność pomaga przezwyciężyć te wyzwania, tworząc ramy komunikacji i zarządzania projektem, które maksymalizują wydajność, minimalizują marnotrawstwo zasobów i umożliwiają ciągłe doskonalenie.

Jak wygląda cykl agile w rekrutacji? 

 

źródło: https://simonjamesgroup.com/agile-recruiting/

 

‍1. Określenie persony oraz szkic opisu stanowiska pracy -ANALIZA POTRZEB.

‍Większość firm popełnia kardynalny błąd już na początku każdego procesu rekrutacyjnego. Skupiamy się w okresleniu zadań do danego stanowiska, potrzebnych kompetencji oraz określenie wartości jakie firma może zaproponować kandydatom. Pomijamy jednak fakt budowania persony kandydata. Kto to taki? W wielkim uproszczeniu to reprezentant grupy docelowej. Staranne jej określenie, zwizualizowanie, nakreślenie cech charakterystycznych, pozwala rekrutować talenty które idealnie uzupełnią nasz zespół ( i nie, persona nie jest równa ze standardyzacją zespołu według jednakowego wzorca - wręcz przeciwnie! Do każdego stanowiska winna być ona tworzona osobno w oparciu o kompetencje, cechy, wartości jakie w danym momencie potrzebujemy w zależności od potrzeb technicznych i umiejętności miękkich, których poszukuje zespół do sprawniejszego działania). 

 

 

‍2. Budowana zwinnego zespołu rekrutacyjnego - TWORZENIE ZASOBU. 

‍Po ustaleniu celu, nadszedł czas na zebranie zespołu. Aby cała maszyna działała poprawnie każdy z jej elementów musi dokładnie wiedzieć jaką pełni rolę, dlatego tak ważne jest tu jasna komunikacja oraz oficjalna struktra organizacyjna. Określcie otwarcie kto pełni rolę właściciela projektu i lidera. Będą to osoby odpowiedzialne za realizację projektu i zdefiniowanie, czy zakończył się on sukcesem, czy też nie.

Twój lider projektu powinien następnie wybrać swój zespół, który będzie realizował projekt. To zwykle będzie obejmować rekrutera, sourcer, a w zależności od wielkości organizacji może i dodatkowych “asystentów”. 

Mając zespół - czas na spotkanie, podczas którego nakreslamy CEL (wraz z określeniem persony, jej roli w organizacji, must i nice to have, ale także i wizji na jej rozwój w organizacji czy rezultatów, jakie jej zatrudnienie da dla firmy), OCZEKIWANIA, PRZEPŁYWY KOMUNIKACJI. Dzięki temu każdy ma klarowną informację, pozwalającą na rozpoczęcie działań. 

‍3. Etap pozyskiwania.

To tu zaczynamy serię sprintów. To dużycykl, który wymaga dobrego podziału obowiązków, oraz regularnego feedbacku od całego zespołu. Błędy na tym etapie zawsze zaskutkują na późniejszych etapach rozczarowaniami względem kandydatów bądź już co gorsza względem zatrudnionej osoby. 

Etap ten dzielimy na conajmniej 4 sprinty (długość powinniście oszacować w zależności od trudności procesu): 

1. Budowa ogłoszenia 
2. Publikacja oferty
3. Direct search i sourcing pasywnych kandydatów
4. Zbieranie kontaktów przychodzących i istniejących

 

Każdy etap powienien zawierać spotkania w trakcie jego trwania, podczas których analizujemy przeszkody, wprowadzamy udoskonalenia oraz oceniamy swoje postępy. 

Na przykład, po napisaniu i rozmieszczeniu ogłoszeń rekrutacyjnych, możesz zorganizować sesję przeglądową, aby przejrzeć przychodzących kandydatów, których otrzymałeś, i czy odzwierciedlają oni Twoich idealnych kandydatów. Jeśli nie, jest to okazja do udoskonalenia strategii dotarcia. Jeśli nie zrbisz tego na tym etapie - możesz być pewien, że nie znajdziesz idealnego talentu, a jedynie co dostaniemy to ogrom straconego czasu, frustracje odrzuconych kandydatów, spadek morale rekruterów i spoglądającego na zegarek Biznesu. 

Oprócz kandydatów przychodzących czy to z aktywnych spływów czy z direct searchu, agile recruiting często korzysta z gotowych puli talentów zawierających wykwalifikowanych kandydatów. Są to wstępnie prześwietleni kandydaci, z którymi zespół rekrutacyjny nawiązał kontakt poprzez wcześniejsze działania networkingowe i outreach. Te bazy kandydatów to świetny sposób, aby umożliwić rekrutację "Just In Time", która daje możliwość skrócenia długości procesu rekrutacyjnego ( zachęcam do poczytania o modelu zarządzania Toyoty). 

 

 

‍4. Etap selekcji. 

Ta faza cyklu rekrutacji agile to moment, w którym formalnie, i w bardzo namacalny sposób możesz zapoznać się z twardymi danymi na temat tego, jak dobrze zadziałała Twoja strategia pozyskiwania kandydatów. Wspólnie z zespołem powinniście przeanalizować kilka pierwszych profili kandydatów, oraz porównać ich obraz z celem rekrutacji. 

Jak ich przenalizować - a no tu pojawia się nam słynny cv screening, czy pierwsze interview z kandydatami. 

Jeśli jest spójny - działamy! Jeśli nie, to jest ten kolejny idealny czas by wprowadzić zmiany nim będą one dużo bardziej energo i kosztochłonne. 

‍5. Sprawdź, odrzuć/zaakceptuj oraz daj feedback. 

Ten etap jest kontynuacją powyższego kroku i daje Twojemu zespołowi kolejną okazję do przeglądu procesów sourcingu i screeningu.

Przeprowadź rozmowy z kandydatami, którzy spełniają Twoje kryteria i kontynuuj tworzenie “short list” oraz jej udoskonalanie. 

Ponownie, zastanów się nad wynikami wywiadów z zespołem agile, aby uzyskać punkt odniesienia, jak dobrze, lub źle działa Twoja strategia.

Jeśli jesteś w stanie przedstawić kandydatowi ofertę, to można uznać, że to koniec części selekcji projektu. Jeśli nie, to prawdopodobnie nadszedł czas, aby wrócić do kroku trzeciego i dopracować swoją strategię. 

Feedback - chyba nie musimy już tego analizować, prawda? Dodam tylko, że budowanie wizerunku pracodawcy oraz naszego jako rekrutera powinno przyświecać nam zawsze. Wszak to jeden z elementów tworzenia bazy ptencjalnych kandydatów na przyszłość…

‍6. Oceń wyniki rekrutacji i w razie potrzeby dostosuj proces

I teraz najważniejsze: Praca nie jest skończona po zatrudnieniu kandydata!

Aby zamknąć proces rekrutacji agile, ważne jest, aby sprawdzić, jak dobrze kandydat sprawdza się i pasuje do pierwotnego celu organizacyjnego w czasie. Ważne jest również, aby przejrzeć kluczowe wskaźniki wydajności, aby określić, czy proces zatrudniania był tak skuteczny, jak zamierzano.

Celem jest ciągła analiza i refleksja nad procesem zatrudniania i jego wynikami, aby znaleźć obszary do poprawy.

W zwinnym środowisku rekrutacyjnym, wszystkie powyższe kroki zostaną wykonane w ramach sprintu. Każdy z nich byłby traktowany jako przyrostowy element, który obejmuje rozpoczęcie, wykonanie i refleksję poprzez spotkania dialy/weekly czy jakie tam chcecie. 

 

W wyniku tego zaangażowania w informacje zwrotne i ciągłe ulepszenia, rekrutacja zwinna zapewnia szeroki zakres korzyści dla zespołów zatrudniających, przyczyniający się do każdorazowo coraz to wydajniejszego procesu. Wydajniejszego czyli: 

• szybszego, 
• bardziej trafnego pod kątem dopasowania kandydata do roli,
• przyjemniejszego i budzącego poczucie profesjonalizmu dla Kandydata, 
• tańszego dla Biznesu,
• łatwiejszego w realizacji dla Zespołu.